Cuando un comercio de chimeneas y muebles de patio en Austin necesitó reconstruir su tecnología sin cerrar sus puertas, CMIT Solutions of Austin Central llevó a cabo un proyecto de incorporación integral, que incluyó la migración del correo a Microsoft 365 (Office 365) con años de mensajes archivados intactos, y llevó al negocio de estar desprotegido y fragmentado a estar seguro, organizado y totalmente administrado.
Este comercio de Austin lleva años ayudando a los propietarios de casas a crear espacios cálidos y acogedores. Pero detrás de su hermosa sala de exhibición, su tecnología contaba otra historia: archivos del negocio dispersos en cuentas personales de iCloud, correo hospedado con un proveedor heredado, un sistema telefónico a mitad de portabilidad y ninguna protección de equipos ni firewall administrado protegiendo al negocio. Necesitaban más que un arreglo rápido. Necesitaban un aliado capaz de reconstruir toda su base de TI mientras el negocio seguía operando.
Resumen del proyecto
- Cliente: Comercio especializado en chimeneas y muebles de patio
- Ubicación: Austin, Texas
- Servicio: Aplicaciones de productividad
- Alcance: Incorporación integral: base de seguridad, migración del correo a Microsoft 365 (Office 365) con archivos históricos, consolidación de archivos, apoyo en el cambio de telefonía y capacitación de usuarios
- Resultado: Un negocio seguro, organizado y totalmente administrado, con correo moderno, almacenamiento de archivos centralizado y un equipo con confianza
El reto
Incorporar a un negocio pequeño con años de "deuda de TI" acumulada casi nunca es trabajo de un solo fin de semana. Este cliente enfrentaba un conjunto de problemas muy conocido:
- Sin una base de seguridad. Sin antivirus administrado, sin filtrado DNS y sin un firewall bien configurado. El negocio estaba expuesto a las amenazas que más golpean a las pequeñas empresas.
- Archivos fragmentados. Documentos críticos del negocio vivían en cuentas personales de iCloud, sin un repositorio central, sin estructura de permisos y sin estrategia de respaldo.
- Un sistema de correo envejecido. Su correo tenía que migrarse a una plataforma moderna, junto con años de mensajes archivados, sin perder ni uno solo.
- Un sistema telefónico en transición. Con su línea principal en proceso de portabilidad a un nuevo proveedor, necesitaban ayuda para que el desvío del buzón de voz, el estacionamiento de llamadas y los grupos de timbrado funcionaran como lo exige una tienda con mucho movimiento.
- Un equipo que trabaja con Mac y necesitaba capacitación. Las nuevas herramientas solo aportan valor si el equipo sabe usarlas.
La solución: un plan de incorporación por fases
En lugar de interrumpir el negocio con un cambio de golpe, Jorge Velasquez y su equipo armaron un proyecto de incorporación estructurado, con frentes de trabajo claros:
- Primero, la seguridad. El equipo instaló su agente de administración junto con la protección de equipos SentinelOne y el filtrado DNS en cada dispositivo, y luego instaló y configuró un firewall administrado como primera línea de defensa de la red.
- Migración del correo. El equipo creó los nuevos buzones de Microsoft 365 (Office 365), migró los servicios de correo e importó los archivos históricos de correo para que nada se perdiera en el cambio. Incluso coordinó un día presencial en el que el personal llevó todos sus dispositivos y se restablecieron juntos todas las contraseñas de correo.
- Consolidación de archivos. El equipo pasó del almacenamiento improvisado en iCloud a Egnyte, una plataforma de archivos en la nube segura y centralizada, con una estructura adecuada y controles de acceso.
- Apoyo en el cambio de telefonía. Mientras su línea se transfería al nuevo proveedor, el equipo resolvió el envío del buzón de voz al correo, el estacionamiento de llamadas y el timbrado simultáneo para que la tienda nunca perdiera una llamada.
- Capacitación de usuarios. Desde los flujos de trabajo del día a día hasta los detalles, como personalizar los íconos de carpetas en sus Mac, el equipo se aseguró de que el personal se sintiera cómodo, no solo conectado.
Monitoreo proactivo desde el primer día
Una de las señales más claras de que la incorporación funcionó: el monitoreo empezó a detectar problemas de inmediato. Durante el proyecto, la plataforma de administración de red alertó sobre una caída del proveedor de internet en la tienda, un punto de acceso Wi-Fi que se había desconectado e incluso un cambio de IP pública en su conexión a internet. Cada evento se detectó, se le dio seguimiento y se resolvió dentro del mismo proyecto, prueba de que el cliente ya no operaba a ciegas.
Los resultados
Hoy, este cliente opera con:
- Seguridad en capas: protección de equipos SentinelOne, filtrado DNS y un firewall administrado
- Dispositivos administrados: monitoreados las 24 horas, con problemas detectados antes de que se conviertan en caídas. Los equipos nuevos se pueden implementar con Zero-Touch.
- Correo moderno: migrado por completo a Microsoft 365 (Office 365) con los archivos históricos intactos
- Almacenamiento de archivos centralizado y seguro: la información del negocio fuera de iCloud personal y dentro de una plataforma administrada
- Un equipo capacitado y con confianza: y un aliado de soporte que contesta cuando llaman
El gerente general del cliente lo resumió bien cuando el equipo entregó una de las actualizaciones de la migración:
"¡Excelente noticia, gracias por la actualización!"
Y cuando el equipo confirmó los últimos pasos de la migración de archivos, su gerente de oficina respondió:
"Sí, me parece bien. Ya pasé todos mis archivos al sistema Egnyte."
Así se ve una incorporación exitosa: no solo tecnología instalada, sino un equipo que confía en ella.
Puntos clave
- Los años de deuda de TI se resuelven mejor con un plan por fases y frentes de trabajo claros, no con un cambio de golpe que detenga el negocio.
- La seguridad va primero: la protección de equipos, el filtrado DNS y un firewall administrado establecen la base antes de mover cualquier otra cosa.
- Una migración de correo solo termina cuando los archivos históricos llegan intactos y cada persona puede entrar desde cada dispositivo.
- Sacar los archivos del negocio de cuentas personales y llevarlos a una plataforma administrada le da a la empresa estructura y controles de acceso propios.
- El monitoreo demuestra su valor de inmediato: una caída del proveedor de internet, un punto de acceso desconectado y un cambio de IP se detectaron durante el mismo proyecto.
Escribamos tu historia de éxito
Ya sea que estés abriendo una nueva sucursal, te estés ahogando en sistemas fragmentados o simplemente sepas que llegó el momento de tomarte en serio la seguridad, CMIT Solutions of Austin Central puede construir la misma base para tu negocio. Contáctanos o conoce nuestros servicios de Aplicaciones de productividad. ¿Planeas tu propio cambio? Empieza por nuestra guía en lenguaje sencillo para pasar a Microsoft 365 (Office 365) sin perder un día de trabajo.
