Quando uma loja de lareiras e móveis de área externa em Austin precisou reconstruir sua tecnologia sem fechar as portas, a CMIT Solutions of Austin Central conduziu um projeto de onboarding completo, incluindo a migração do e-mail para o Microsoft 365 (Office 365) com anos de mensagens arquivadas intactas, que levou o negócio de desprotegido e fragmentado a seguro, organizado e totalmente gerenciado.
Esta loja de Austin ajuda há anos os proprietários de casas a criar ambientes acolhedores e convidativos. Mas, por trás do belo showroom, a tecnologia contava outra história: arquivos da empresa espalhados em contas pessoais do iCloud, e-mail hospedado em um provedor antigo, um sistema telefônico no meio da portabilidade e nenhuma proteção de endpoints ou firewall gerenciado protegendo o negócio. Eles precisavam de mais do que uma solução rápida. Precisavam de um parceiro capaz de reconstruir toda a base de TI enquanto o negócio continuava funcionando.
Resumo do projeto
- Cliente: Loja especializada em lareiras e móveis de área externa
- Local: Austin, Texas
- Serviço: Aplicações de produtividade
- Escopo: Onboarding completo: base de segurança, migração do e-mail para o Microsoft 365 (Office 365) com arquivos históricos, consolidação de arquivos, apoio na troca de telefonia e treinamento dos usuários
- Resultado: Um negócio seguro, organizado e totalmente gerenciado, com e-mail moderno, armazenamento de arquivos centralizado e uma equipe confiante
O desafio
Fazer o onboarding de uma pequena empresa com anos de "dívida de TI" acumulada raramente é trabalho de um único fim de semana. Este cliente enfrentava um conjunto de problemas bem conhecido:
- Nenhuma base de segurança. Nenhum antivírus gerenciado, nenhuma filtragem de DNS e nenhum firewall configurado corretamente. O negócio estava exposto às ameaças que mais atingem as pequenas empresas.
- Arquivos fragmentados. Documentos críticos da empresa ficavam em contas pessoais do iCloud, sem repositório central, sem estrutura de permissões e sem estratégia de backup.
- Um sistema de e-mail envelhecido. O e-mail precisava ser migrado para uma plataforma moderna, junto com anos de mensagens arquivadas, sem perder nenhuma.
- Um sistema telefônico em transição. Com a linha principal sendo portada para um novo provedor, eles precisavam de ajuda para que o encaminhamento do correio de voz, o estacionamento de chamadas e os grupos de toque funcionassem do jeito que uma loja movimentada precisa.
- Uma equipe que usa Mac e precisava de treinamento. Novas ferramentas só geram valor se a equipe souber usá-las.
A solução: um plano de onboarding em fases
Em vez de interromper o negócio com uma troca de uma vez só, Jorge Velasquez e sua equipe montaram um projeto de onboarding estruturado, com frentes de trabalho claras:
- Segurança em primeiro lugar. A equipe instalou seu agente de gerenciamento junto com a proteção de endpoints SentinelOne e a filtragem de DNS em cada dispositivo, e depois instalou e configurou um firewall gerenciado como primeira linha de defesa da rede.
- Migração do e-mail. A equipe criou as novas caixas de correio do Microsoft 365 (Office 365), migrou os serviços de e-mail e importou os arquivos históricos de e-mail para que nada se perdesse na mudança. Também organizou um dia presencial em que o pessoal trouxe todos os dispositivos e todas as senhas de e-mail foram redefinidas juntas.
- Consolidação de arquivos. A equipe saiu do armazenamento improvisado no iCloud para o Egnyte, uma plataforma de arquivos em nuvem segura e centralizada, com estrutura adequada e controles de acesso.
- Apoio na troca de telefonia. Enquanto a linha era portada para o novo provedor, a equipe resolveu o envio do correio de voz para o e-mail, o estacionamento de chamadas e o toque simultâneo, para que a loja nunca perdesse uma ligação.
- Treinamento dos usuários. Dos fluxos de trabalho do dia a dia aos pequenos detalhes, como personalizar os ícones das pastas nos Macs, a equipe garantiu que o pessoal estivesse à vontade, não apenas conectado.
Monitoramento proativo desde o primeiro dia
Um dos sinais mais claros de que o onboarding funcionou: o monitoramento começou a detectar problemas imediatamente. Durante o projeto, a plataforma de gerenciamento de rede alertou sobre uma queda do provedor de internet na loja, um ponto de acesso Wi-Fi que tinha ficado offline e até uma mudança de IP público na conexão de internet. Cada evento foi detectado, acompanhado e resolvido dentro do mesmo projeto, prova de que o cliente não estava mais operando às cegas.
Os resultados
Hoje, este cliente opera com:
- Segurança em camadas: proteção de endpoints SentinelOne, filtragem de DNS e um firewall gerenciado
- Dispositivos gerenciados: monitorados 24 horas por dia, com problemas detectados antes de virarem quedas. Novos dispositivos podem ser implantados via Zero-Touch.
- E-mail moderno: totalmente migrado para o Microsoft 365 (Office 365) com os arquivos históricos intactos
- Armazenamento de arquivos centralizado e seguro: os dados da empresa fora do iCloud pessoal e dentro de uma plataforma gerenciada
- Uma equipe treinada e confiante: e um parceiro de suporte que atende quando eles ligam
O gerente geral do cliente resumiu bem quando a equipe entregou uma das atualizações da migração:
"Ótima notícia, obrigado pela atualização!"
E quando a equipe confirmou as etapas finais da migração de arquivos, a gerente do escritório respondeu:
"Sim, por mim tudo bem. Já passei todos os meus arquivos para o sistema Egnyte."
É assim que um onboarding bem-sucedido se parece: não apenas tecnologia instalada, mas uma equipe que confia nela.
Principais lições
- Anos de dívida de TI se resolvem melhor com um plano em fases e frentes de trabalho claras, não com uma troca de uma vez só que para o negócio.
- A segurança vem primeiro: proteção de endpoints, filtragem de DNS e um firewall gerenciado estabelecem a base antes de mover qualquer outra coisa.
- Uma migração de e-mail só termina quando os arquivos históricos chegam intactos e cada pessoa consegue entrar em cada dispositivo.
- Tirar os arquivos da empresa de contas pessoais e levá-los para uma plataforma gerenciada dá ao negócio estrutura e controles de acesso próprios.
- O monitoramento prova seu valor na hora: uma queda do provedor de internet, um ponto de acesso offline e uma mudança de IP foram detectados durante o próprio projeto.
Vamos escrever a sua história de sucesso
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